Arquivo de funcionários

Crie e mantenha atualizado um arquivo de funcionários.

Por Fabiana de Freitas, 6 de jan. de 2025

Fabiana de Freitas é uma copywriter brasileira do Betterteam. Ela possui especialização em Jornalismo Cultural, e trabalha com tradução e revisão de textos.

Uma mulher procurando um arquivo pessoal em uma prateleira.

Um arquivo de funcionários contém todas as informações importantes sobre o histórico de um funcionário em uma organização, como suas avaliações, qualificações, aumentos, promoções e quaisquer processos disciplinares das quais ele possa ter participado.

É essencial para uma empresa manter e conservar arquivos pessoais de todos os funcionários no caso de um processo judicial ser movido contra eles por um ex ou atual colaborador.

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Checklist de arquivo de funcionários:

Informações básicas do funcionário:

Nome, endereço, número de telefone.
Detalhes de contato de emergência.

Histórico de emprego:

Candidatura e/ou currículo.
Carta de proposta de emprego.
Descrição do trabalho.
Verificação de educação (se aplicável).
Histórico escolar (se aplicável).
Referências.
Verificação de antecedentes.
Quaisquer outros documentos relacionados ao emprego.
Registros de licenças e férias.

Desenvolvimento de desempenho do funcionário:

Avaliações de funcionários.
Registros de frequência.
Metas de desempenho.
Plano de melhoria de desempenho (se aplicável).
Solicitações de treinamento, transferência e candidaturas internas a empregos.
Registros de treinamento e desenvolvimento profissional.
Reconhecimento de funcionários, incluindo prêmios e cartas de desempenho.
Advertências por escrito e/ou audiências disciplinares.

Documentação legal:

Formulários de imposto de renda.
Informações sobre folha de pagamento e remuneração.
Contrato de trabalho.
Benefícios do funcionário.

Registros de rescisão de funcionário:

Carta de demissão.
Carta de rescisão (se aplicável).
Registro de entrevista de saída.
Documentos de desemprego e seguro.
Registros de pagamento final (férias, aposentadoria, etc.).

Checklist de arquivo de funcionários

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O que é Recursos Humanos?

Definição de RH e perguntas frequentes.

FAQs:

Os funcionários têm o direito de ver seus arquivos pessoais?

Sim, geralmente os funcionários têm permissão para acessar seus arquivos pessoais guardados pelos empregadores.

Quais documentos devem constar em um arquivo pessoal?

Cópia do RG e CPF.
Cópia da CNH (se aplicável).
Comprovante de endereço atualizado.
Certidão de nascimento ou casamento.
Documentos relacionados à contratação:
Contrato de trabalho.
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).
Cópia do título de eleitor.
Certificado de reservista (para homens).
Comprovante de escolaridade ou diplomas.
Dados bancários.
Exames médicos (admissionais, periódicos e demissionais).

Por quanto tempo os arquivos pessoais devem ser mantidos?

Geralmente documentos importantes devem ser mantidos por pelo menos 5 anos, mas esse prazo vai depender do tipo de documento e as obrigações legais associadas.

Os arquivos pessoais são confidenciais?

Sim, os arquivos pessoais contêm informações confidenciais e devem ser mantidos confidenciais pelo RH.

Os arquivos pessoais dos funcionários podem ser guardados eletronicamente?

Sim. Há muitas opções excelentes de software de arquivos pessoais no mercado. Muitas empresas preferem armazenar seus arquivos na nuvem, o que elimina a necessidade de armários de arquivo e permite que eles sejam acessados de qualquer lugar.

Como posso organizar arquivos pessoais?

Organize os arquivos por nome de funcionário.
Crie subpastas para diferentes categorias.
Rotule cada arquivo impresso ou eletrônico de forma clara e correta.
Faça backup dos seus arquivos.
Mantenha todos os arquivos pessoais seguros.
Permita o acesso somente a indivíduos autorizados.

Como devo armazenar pastas de arquivos pessoais de funcionários?

Arquivos pessoais podem ser armazenados como arquivos em papel ou eletronicamente, dependendo do tamanho do seu negócio. Se você costuma organizar arquivos por nome de funcionário, mantenha o mesmo sistema de armazenamento em todos os arquivos, incluindo arquivos médicos e de folha de pagamento.

Os arquivos pessoais são registros públicos?

Arquivos pessoais não são registros públicos, mas podem ser acessados sob certas circunstâncias.