Archivo del personal
Un archivo del personal contiene toda la información importante sobre el historial de un empleado en una empresa, como: sus evaluaciones, cualificaciones, aumentos, ascensos y cualquier audiencia disciplinaria.
Es esencial que una empresa lleve y mantenga archivos para cada uno de los empleados en caso de que un ex-empleado, o uno actual, presente una demanda contra tu empresa.
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Lista de verificación de archivos del personal:
Datos personales:
- Acta de nacimiento.
- CURP.
- RFC.
- Número de seguridad social (NSS).
- Comprobante de domicilio.
- Credencial INE.
- Cartilla militar.
- Constancia de antecedentes no penales.
- Constancia de buró de crédito.
- Licencia de manejo.
- Comprobante de cuenta bancaria a depositar al empleado.
- Cartas de recomendación.
- Cédula profesional o comprobante de estudios.
- Exámenes psicométricos.
Datos laborales:
- Contratos de trabajo.
- Addendum al contrato.
- Cartas responsivas por material o equipo.
Documentación de la empresa:
- Movimientos IMMS/INFONAVIT.
- Recibos de nómina firmados.
- Solicitudes de vacantes.
- Incapacidades.
- Carta INFONAVIT y/o FONACOT.
- Listas de asistencia.
Información adicional:
- Actas administrativas.
- Solicitud de préstamos.
- Memorándum al trabajador.
- Solicitudes, permisos, ausencias, etc.
Lista de verificación del archivo del personal:
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Preguntas frecuentes:
¿Los empleados tienen derecho a ver su expediente personal?
Sólo empleados de cierto estatus pueden accesar a sus archivo personal. En algunos rangos, los empleados pueden realizar copias de ciertos documentos de su archivo personal, sin tener acceso a otros documentos. Los empleados deben consultar su manual del empleado para obtener más claridad sobre la política de acceso a los archivos de personal.
¿Qué documentos deben estar en un archivo de personal?
- Información esencial sobre un empleado.
- Evaluaciones de desempeño.
- Registro de vacaciones y permisos.
- Registro fiscal.
- Expediente disciplinario.
- Registro de rescisión.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los archivos personales?
Esto depende del estado en el que se encuentre y del contenido de los archivos de tus empleados. El plazo suele ser de uno a cuatro años, según el documento. Es importante cumplir con estos plazos para evitar multas.
¿Los archivos del personal son confidenciales?
Sí, los archivos del personal contienen información confidencial, por lo que, Recursos Humanos debe mantener la confidencialidad.
¿Se pueden mantener electrónicamente los archivos del personal de los empleados?
Sí. Hay excelentes opciones de software de archivo del personal en el mercado. Muchas empresas prefieren almacenar sus archivos del personal en la nube, lo que elimina la necesidad de archivadores y les permite acceder a los archivos del personal desde cualquier lugar.
¿Cómo organizo los archivos del personal?
- Organiza los archivos por nombre de empleado.
- Crea subcarpetas para diferentes categorías.
- Etiqueta cada copia impresa, o archivo electrónico de forma clara y correcta.
- Haz una copia de seguridad de tus archivos.
- Mantén seguros todos los archivos del personal.
- Permítele el acceso sólo a personas autorizadas.
¿Puede un empleado despedido solicitar su expediente personal?
Los empleadores suelen estar obligados por ley a proporcionarle a sus empleados actuales y anteriores acceso a su archivo personal. Los empleados pueden hacer copias de ciertos documentos de su archivo. Ciertos documentos suelen estar excluidos de esta regla, por ejemplo documentos pertenecientes a una investigación criminal.
Todas las empresas deben consultar la Ley del Trabajo para determinar el alcance de las restricciones y consultar con un abogado en caso de que reciban una solicitud de inspección del archivo personal de un empleado despedido. La mayoría de los empleadores tienen una política de acceso que los empleados pueden consultar en sus manuales de empleados.
¿Cómo debo almacenar las carpetas de archivos de personal?
Los archivos del personal se pueden almacenar en papel o de forma electrónica, según el tamaño de tu empresa. Si normalmente organizas los archivos de personal por nombre de empleado, mantén el mismo sistema de almacenamiento en todos los archivos, incluidos los archivos médicos y de nómina.
¿Son los archivos del personal un registro público?
Los archivos del personal no son registros públicos, pero se puede acceder a ellos bajo determinadas circunstancias.