Modello di car policy aziendale
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1. Panoramica della policy per i conducenti.
La car policy aziendale di [nome azienda] indica ai dipendenti le linee guida per l’assegnazione, la qualificazione e l’uso dell’auto aziendale. Con “auto aziendale” si intende qualsiasi veicolo che [nome azienda] assegni ai dipendenti. Questa policy si applica ai dipendenti che usano un’auto aziendale durante e al di fuori dalle ore lavorative.
2. Assegnazione auto aziendale.
I dipendenti possono qualificarsi per l’uso dell’auto aziendale se percorrono oltre [numero] km all’anno per motivi di lavoro, se necessitano di un veicolo per le loro mansioni giornaliere o se rientra tra i benefit aziendali.
Se non ti è stata assegnata un’auto aziendale e ritieni di averne bisogno, contatta il dipartimento delle risorse umane.
Per avere accesso al veicolo aziendale, i dipendenti devono completare un form e inviare una copia della propria patente.
I dipendenti possono guidare un’auto aziendale solo se hanno una patente valida e mostrano [indicare l’eventuale richiesta di resoconti aggiornati dei punti della patente o di documenti che attestino che il conducente non è stato coinvolto in illeciti o incidenti mentre era alla guida di un’auto, come ad esempio un attestato di rischio].
[Nome azienda] può assegnare e revocare l’accesso al veicolo aziendale a sua discrezione.
3. Auto aziendale per dipendenti con disabilità.
[Nome azienda] provvederà a soluzioni ragionevoli per facilitare l’uso dell’auto aziendale a dipendenti con disabilità aventi diritto.
4. Uso personale.
[Nome azienda] [non consente/consente su base individuale] un uso personale del veicolo aziendale. L’uso personale prevede l’utilizzo dell’auto per svolgere commissioni personali tra le attività lavorative, per spostarsi dalla propria abitazione al posto di lavoro o, in generale, per usare il veicolo al di fuori delle ore lavorative.
[Tutte le norme di sicurezza sul lavoro continuano a essere in vigore anche quando l’auto aziendale è utilizzata per scopi personali.]
5. Norme aziendali per i conducenti.
- Rispettare il codice della strada e mostrare educazione nei confronti degli altri conducenti.
- Documentare le spese di guida.
- Tenere sotto controllo i livelli della benzina e dei liquidi e la pressione degli pneumatici.
- Segnalare immediatamente eventuali danni o problematiche riscontrate nel veicolo assegnato.
- Segnalare immediatamente eventuali violazioni del codice della strada e le conseguenti sanzioni, come ad esempio la sospensione della patente.
- Chiudere sempre a chiave l’auto.
- Portare il veicolo agli appuntamenti di manutenzione programmati.
- Non guidare in stato di ebbrezza, affaticamento o sotto l’effetto di sostanze che compromettono le capacità di guida.
- Non fumare all’interno del veicolo aziendale.
- Non noleggiare, vendere o prestare l’auto aziendale.
- Non usare il cellulare alla guida.
- Non consentire a conducenti non autorizzati di utilizzare il veicolo se non per emergenze comprovate.
I dipendenti che violano le norme relative all’uso dell’auto aziendale sono soggetti ad azioni disciplinari che possono includere avvertimenti scritti o verbali, sospensione dell’uso del veicolo aziendale, licenziamento e azioni legali.
6. Procedure in caso di incidente.
In caso di incidente, è necessario contattare immediatamente il dipartimento delle risorse umane così che possano comunicare con l’assicurazione. Inoltre, è necessario attenersi alle linee guida legali e, se necessario, rivolgersi alla polizia stradale. Non garantire pagamenti o prendersi la responsabilità senza l’autorizzazione dell’azienda.
7. Responsabilità dell’azienda.
- Assicurarsi che i veicoli siano sicuri prima dell’assegnazione.
- Programmare una manutenzione regolare.
- Provvedere all’assicurazione dell’auto.
- Ritirare o sostituire i veicoli a seconda delle necessità.
8. Cosa non è responsabilità dell’azienda.
- Pagamento di multe ricevute dai dipendenti mentre erano alla guida del veicolo aziendale e di cui sono responsabili.
- Pagamento di spese processuali dovute a illeciti compiuti durante la guida del veicolo aziendale.
Come calcolare il fringe benefit dell’auto aziendale:
L’uso personale dell’auto aziendale da parte di un dipendente – che comprende lo spostamento dall’abitazione personale al posto di lavoro, lo svolgimento di attività personali e l’impiego dell’auto da parte di familiari – è considerato un fringe benefit.
Per calcolare l’utilizzo dell’auto aziendale come fringe benefit, i datori di lavoro devono tenere conto di:
- Soglie di tassazione dei fringe benefit (Art. 1., comma 16).
- Tabelle nazionali dei costi chilometrici di esercizio di autovetture e motocicli elaborate dall’ACI.
- Chilometraggio standard di 15.000 km annui per dipendente.
Inoltre, le aziende possono prendere in considerazione delle valutazioni più generali che riguardano i dipendenti su base individuale.
