Impacto do absenteísmo:
O absenteísmo pode impactar negativamente tanto os funcionários quanto os empregadores de uma empresa. O empregador corre o risco de perda de produtividade e custos trabalhistas, afetando, em última análise, os lucros da empresa. Além disso, o absenteísmo excessivo contribui para a rotatividade de funcionários, resultando em aumento de custos trabalhistas e de contratação quando é necessário substitui-los.
Se um funcionário se ausentar com frequência, ele pode não receber pagamento pelos dias de folga.. Em muitos casos, os funcionários também chegam a ser demitidos devido ao absenteísmo habitual ou enfrentaram ação disciplinar. Isso também pode impactar as chances de um funcionário obter um novo trabalho.
Tipos de absenteísmo:
1. Ausência justificada.
Uma ausência justificada se refere a quando um funcionário programa folga com antecedência com a permissão do empregador. De acordo com a legislação trabalhista, empregadores são obrigados a fornecer licença remunerada a seus funcionários em determinadas situações. Na maioria dos casos, vem na forma de um atestado médico, licença-maternidade e licença-óbito.
Ausências justificadas comuns:
- Participar de um júri popular.
- Licença de férias.
- Comparecimento a um funeral.
- Nascimento e cuidados de um recém-nascido ou filho adotivo.
- Cuidar de um cônjuge, filho ou pai que tenha um problema de saúde sério.
- Licença médica se um funcionário estiver doente ou tiver que passar por uma cirurgia.
- Emergências relacionadas ao serviço militar.
2. Ausência crônica.
Absenteísmo crônico se refere a quando um funcionário se ausenta do trabalho regularmente sem permissão do empregador. O absenteísmo crônico pode se manifestar inicialmente por meio de ausências frequentes devido a licenças médicas, atrasos constantes ou pausas prolongadas durante o expediente.
O absenteísmo crônico é considerado uma violação do contrato de um funcionário e pode resultar em suspensão ou rescisão do emprego. Portanto, é importante que os gerentes de negócios entendam os impactos e as causas do absenteísmo. Isso ajudará a identificar áreas problemáticas ou fornecer suporte aos seus funcionários.
Motivos comuns para absenteísmo:
- Assédio.
- Carga de trabalho pesada.
- Doença crônica.
- Estresse.
- Falta de motivação.
- Problemas pessoais.
- Depressão.
- Burnout.
- Cuidados familiares.
- Doenças ou ferimentos.
Custo do absenteísmo:
De acordo com uma pesquisa conduzida pelo Gallup-Sharecare Well-Being Index, os custos anuais totais relacionados à perda de produtividade devido ao absenteísmo crônico totalizaram R$ 502 bilhões. Isso prova que as empresas têm muito a perder ao lutar contra o absenteísmo crônico. Portanto, você precisa ser capaz de mensurar os custos do absenteísmo dos funcionários para avaliar o impacto geral.
Ao calcular os custos do absenteísmo em sua empresa, você precisa analisar os custos diretos e indiretos.
Seus custos diretos são os mais fáceis de calcular e rastrear, pois se referem a folgas remuneradas, contabilização de salários, custos de horas extras e, se aplicável, custos de contratação de substituição.
Seus custos indiretos se referem ao maior impacto do absenteísmo. Por exemplo, o custo do trabalho atrasado, perda de produtividade e baixo bem-estar da equipe.
Calculando os custos do absenteísmo:
Existem três métodos comuns de medir o absenteísmo:
1. Taxa de incidência.
A taxa de incidência mede o número de ausências por 100 funcionários durante qualquer período de trabalho. Este cálculo não mede a duração da ausência de um funcionário. A fórmula para a taxa de incidência é:
Número de incidentes de ausência x 100 / Número de funcionários = Custos totais.
Por exemplo, se uma empresa tem 2.500 funcionários e 150 ocorrências de absenteísmo em um mês, a taxa de incidentes será de 6%.
2. Taxa de inatividade.
Esta opção mede a porcentagem de tempo perdido devido ao absenteísmo. A fórmula para a taxa de inatividade é:
Total de horas de ausência x 100 / Total de horas programadas para trabalhar = Custos totais.
Por exemplo, sua empresa tem 2.500 funcionários programados para trabalhar oito horas por dia durante um mês de trabalho de 20 dias. Isso totaliza 400.000 horas de trabalho programadas para o mês. Se o total de ausências de funcionários durante um mês for igual a 5 dias (100.000 horas de trabalho perdidas), a taxa de inatividade mensal será de 25%.
3. Taxa de gravidade.
A taxa de gravidade mede o tempo médio perdido por funcionário ausente durante um período de tempo especificado. A fórmula para a taxa de gravidade é:
Número médio de horas perdidas por funcionários ausentes x 100 / Número médio de horas normalmente trabalhadas por funcionários ausentes = Custos totais.
Por exemplo, se 50 funcionários perderam 1.000 horas durante um mês devido ao absenteísmo crônico, eles tiveram uma média de 20 horas perdidas por funcionário ausente. Se cada um deles foi programado para trabalhar 20 dias de turnos de oito horas durante o mês, eles tiveram uma média de 160 horas de tempo normalmente trabalhado. A taxa de gravidade totalizará 12,5%.
NOTA: As taxas de absenteísmo podem ser determinadas por departamento, turno, local, tipo de funcionário e outros fatores. Além disso, os cálculos podem ser feitos em uma base semanal, mensal, trimestral, semestral, sazonal ou anual.
Como lidar com problemas de absenteísmo:
Um guia passo a passo sobre como reduzir o absenteísmo no ambiente de trabalho.
Crie uma política de frequência.
Descreva as inclusões e exclusões da sua política.
Sua política de frequência deve detalhar vários cenários, como atrasos, absenteísmo crônico, ausências programadas, ausências não programadas e atrasos serão gerenciados. Uma política de frequência deve incluir principalmente uma visão geral da política, cálculo de infrações de frequência, uma visão geral da ação disciplinar e uma lista detalhada de ausências justificadas.
Decida quais questões exigem ação disciplinar.
Comece listando os diferentes problemas de frequência e, em seguida, decida quaisquer medidas disciplinares necessárias para cada cenário. Sua política deve ser clara e concisa, não deixando espaço para interpretações errôneas. Evite complicar demais a política, concentrando-se apenas no que cada tipo de ausência significa para o empregador e o funcionário.
Certifique-se de que sua política esteja em conformidade com as leis trabalhistas.
As leis a serem consideradas ao criar sua política incluem:
- Leis de salário e hora.
- Leis de licença médica remunerada.
- Leis de licença médica e familiar.
- Leis de licença militar.
- Leis de compensação de trabalhadores.
- Leis de discriminação por deficiência.
- Compensação por desemprego.
- Leis de igualdade de oportunidades de emprego.
Aplique sua política.
Aplique consistentemente sua política de frequência. Embora a implementação da política possa variar dependendo do momento em que ela é introduzida, é fundamental que ela seja seguida de maneira uniforme sempre que um funcionário violar as regras. Assim, os colaboradores entenderão que o absenteísmo excessivo não é tolerado e contraria as diretrizes da empresa.
Demonstre empatia e faça concessões em determinadas situações.
Continue a demonstrar empatia ou sua disposição de se comprometer em situações de emergência. Tente crescer a partir dessas situações adicionando-as à sua política. No entanto, certifique-se de rastrear quantas vezes cada funcionário usa essas desculpas de emergência e determine quantas vezes você está disposto a ignorar o absenteísmo.
Reduza o absenteísmo com base na sua política.
Acompanhe o absenteísmo dos funcionários.
Ao lidar com o absenteísmo, é fundamental manter registros detalhados das ações de cada funcionário. Geralmente, as empresas optam pela solução de relógio de ponto, que permite que você acompanhe os horários de entrada e saída dos funcionários. Esta opção ajuda a remover qualquer espaço para erro manual, pois os funcionários são responsáveis por garantir que eles registrem a entrada e a saída no horário.
Anote cada vez que uma ausência ocorrer. Você pode fazer isso no seu aplicativo de controle de tempo ou criar uma planilha com a agenda de cada funcionário. Seja qual for a estratégia que você escolher usar, garanta que seu sistema de controle funcione bem para você e qualquer outro supervisor que possa precisar impor a política de presença.
Identifique padrões. Um funcionário que chega atrasado ou faz pausas longas ocasionalmente pode não representar um problema. No entanto, fique atento aos padrões. Por exemplo, um funcionário que liga continuamente dizendo que está doente na segunda-feira após o fim de semana de pagamento pode ser visto como um padrão. Nesses cenários, é sensato definir um limite. Se você permitir que uma situação desse tipo passe despercebida uma vez, as próximas ocorrências podem ser interpretadas como uma infração.
Aborde o absenteísmo não planejado.
Sua empresa experimentará naturalmente absenteísmo não planejado e planejado. No entanto, se você começar a notar um padrão, resolva o problema antes que ele se torne uma ocorrência regular.
Discuta as ausências frequentes com seu funcionário. Dependendo da sua política de presença, esta reunião pode ser vista como uma conversa formal ou informal. Durante esta reunião, pergunte o que aconteceu, forneça provas e discuta o que se espera deles no futuro. Se suas ações justificarem ação disciplinar, informe isso ao funcionário.
Identifique a causa do problema.
Ao discutir ausências frequentes com seu funcionário, tente abordar a causa subjacente. Este processo pode revelar que há outras coisas fora do trabalho que afetam a assiduidade do seu funcionário e levam a ausências excessivas.
Aborde os problemas que estão sob seu controle. Se você identificou que seu funcionário está sob estresse, enfrentando assédio no ambiente de trabalho ou está próximo de um burnout, discuta como vocês dois podem resolver esses problemas. Uma abordagem inicial pode incluir a criação de um plano de melhoria de desempenho, a atualização dos formulários de disponibilidade dos funcionários ou, sempre que possível, a reestruturação dos horários de trabalho.
Ação Disciplinar:
O tipo de ação disciplinar a ser adotada dependerá principalmente da gravidade e da natureza do absenteísmo. Por exemplo, funcionários que informam a gerência sobre suas ausências frequentes, apresentando justificativas válidas, podem precisar de uma abordagem disciplinar mínima. No entanto, se você estiver lidando com um funcionário que está constantemente ausente sem justa causa, pode ser necessário aplicar medidas disciplinares mais rigorosas.
Crie uma política disciplinar. Sua política disciplinar é um documento que detalha como um empregador responderá a problemas com desempenho ou comportamento do funcionário. A política deve incluir uma visão geral, descrição de cada etapa disciplinar e o direito de recorrer.
Medidas disciplinares comuns incluem:
- Uma advertência verbal.
- Advertência formal por escrito na forma de um formulário de notificação.
- Reunião disciplinar.
- Suspensão ou perda de privilégios.
- Rescisão. Isso pode ser na forma de uma carta de rescisão.