El impacto del absentismo:
El absentismo puede afectar negativamente tanto a los empleados como a los empresarios. El empresario corre el riesgo de perder productividad y costos laborales, lo que en última instancia afecta a los resultados de la empresa. Además, el absentismo excesivo contribuye a la rotación de los empleados, lo que se traduce en un aumento de los costos laborales y de contratación cuando es necesario incorporar empleados de reemplazo.
Si un empleado falta al trabajo con frecuencia, es posible que no se le paguen esos días libres. En muchos casos, los empleados también han sido despedidos por absentismo habitual o se han enfrentado a medidas disciplinarias. Esto también podría afectar a las posibilidades de un empleado de obtener un nuevo trabajo.
Tipos de Absentismo:
1. Ausencia justificada.
Una ausencia justificada es aquella en la que un empleado programa su tiempo libre con antelación y cuenta con el permiso de la empresa. La mayoría de las empresas tienen políticas que prevén permisos retribuidos en circunstancias aprobadas. Normalmente, el permiso se acredita mediante una notificación de servicio como jurado, un certificado médico o una esquela.
Las circunstancias aprobadas suelen incluir las condiciones enumeradas en la Ley de Licencias Médicas y Familiares (FMLA, por sus siglas en inglés). Sin embargo, es importante tener en cuenta que, aunque cada Estado tiene su propia normativa, las empresas no están obligadas a conceder permisos retribuidos.
Ausencias justificadas habituales:
- Servicio de jurado.
- Permiso de vacaciones.
- Asistencia a un funeral.
- El nacimiento y cuidado de un hijo recién nacido, adoptado o acogido de un empleado.
- Cuidar de un cónyuge, hijo o padre que padezca una enfermedad grave.
- Baja médica si un empleado está enfermo o tiene que someterse a una intervención quirúrgica.
- Emergencias relacionadas con el servicio militar activo de un familiar.
2. Absentismo crónico.
Por absentismo crónico se entiende cuando un empleado se ausenta del trabajo de forma habitual sin permiso de la empresa. El absentismo crónico puede comenzar cuando el empleado coge regularmente la baja por enfermedad, llega tarde al trabajo con frecuencia, abandona el trabajo antes de tiempo o se toma largos descansos.
El absentismo crónico se considera una infracción del contrato del empleado y puede dar lugar a la suspensión del empleo o al despido. Por lo tanto, es importante que los directivos de las empresas comprendan las repercusiones y las causas del absentismo. Esto ayudará a identificar las áreas problemáticas o a proporcionar apoyo a sus empleados.
Motivos habituales de absentismo:
- Acoso.
- Carga de trabajo pesada.
- Enfermedad crónica.
- Estrés.
- Falta de motivación.
- Problemas personales.
- Depresión.
- Agotamiento.
- Cuidados familiares.
- Enfermedades o lesiones.
Costo del absentismo:
Según una encuesta realizada por Gallup-Sharecare Well-Being Index, los costos anuales totales relacionados con la pérdida de productividad debida al absentismo crónico ascendieron a 84.000 millones de dólares. Esto demuestra que las empresas tienen mucho que perder cuando luchan contra el absentismo crónico. Por lo tanto, es necesario poder medir los costos del ausentismo de los empleados a fin de calibrar el impacto global.
Al calcular los gastos del absentismo en tu empresa, tienes que fijarte en los gastos directos e indirectos.
Los gastos directos son los más fáciles de calcular y controlar, ya que se refieren al tiempo de baja remunerado, a la contabilización de los sueldos o salarios, a los costes de las horas extraordinarias y, si procede, a los costos de contratación de sustitutos.
Los gastos indirectos se refieren al impacto más amplio del absentismo. Por ejemplo, el costo del trabajo retrasado, la pérdida de productividad y la baja moral del equipo.
Medir los costos del absentismo:
Existen tres métodos habituales para medir el absentismo:
1. Índice de incidencia.
El índice de incidencia mide el número de ausencias por cada 100 empleados durante un periodo laboral determinado. Este cálculo no mide la duración de la ausencia de un empleado. La fórmula del índice de incidencia es:
Número de incidentes de ausencia x 100 / Número de empleados = Costos totales.
Por ejemplo, si una empresa tiene 2.500 empleados y 150 incidencias de absentismo en un mes, el índice de incidencia será del 6%.
2. Índice de inactividad.
Esta opción mide el porcentaje de tiempo que se pierde debido al absentismo. La fórmula para el índice de inactividad es:
Horas totales de ausencia x 100 / Horas totales programadas para trabajar = Costos totales.
Por ejemplo, tu empresa tiene 2.500 empleados programados para trabajar ocho horas diarias durante un mes laboral de 20 días. Esto hace un total de 400.000 horas de trabajo programadas para el mes. Si el total de ausencias de los empleados durante un mes es igual a 5 días (100.000 horas de trabajo perdidas), el índice de inactividad mensual será del 25%.
3. Índice de gravedad.
El índice de gravedad mide el tiempo medio perdido por empleado ausente durante un periodo determinado. La fórmula del índice de gravedad es:
Número medio de horas perdidas por empleados ausentes x 100 / Número medio de horas trabajadas habitualmente por los empleados ausentes = Costos totales.
Por ejemplo, si 50 empleados perdieron 1.000 horas durante un mes debido al absentismo crónico, promediaron 20 horas perdidas por empleado ausente. Si cada uno de ellos estaba programado para trabajar 20 días de turnos de ocho horas durante el mes, promediaron 160 horas de tiempo normalmente trabajado. El índice de gravedad ascenderá al 12,5%.
NOTA: Los índices de absentismo pueden determinarse por departamento, turno, ubicación, tipo de empleado y otros factores. Además, los cálculos pueden realizarse con carácter semanal, mensual, trimestral, semestral, estacional o anual.
Cómo afrontar los problemas de absentismo:
Guía paso a paso para reducir el absentismo laboral.
Crea una política oficial de asistencia.
Resume las inclusiones y exclusiones de tu póliza.
Tu política de asistencia debe detallar cómo se gestionarán diversas situaciones como las tardanzas, el absentismo crónico, las ausencias programadas, las ausencias no programadas y los retrasos. Una política de asistencia debe incluir principalmente una descripción general de la política, el cálculo de las infracciones de asistencia, una descripción general de las medidas disciplinarias y una lista detallada de las ausencias justificadas.
Decide qué cuestiones requieren medidas disciplinarias.
Empieza por enumerar los distintos problemas de asistencia y, a continuación, decide las medidas disciplinarias necesarias para cada caso. La política debe ser clara y concisa, sin dejar lugar a interpretaciones erróneas. Evita complicar en exceso la política centrándote únicamente en lo que cada tipo de ausencia significa para el empresario y el empleado.
Asegúrate de que tu política cumple la legislación laboral.
Las leyes que hay que tener en cuenta a la hora de crear tu política incluyen:
- Leyes sobre salarios y horarios.
- Leyes de baja por enfermedad remunerada.
- Leyes de baja médica y familiar.
- Leyes sobre permisos militares.
- Leyes de compensación de los trabajadores.
- Leyes de discriminación por discapacidad.
- Indemnización por desempleo.
- Leyes de igualdad de oportunidades de empleo.
Haz cumplir tu política.
Aunque puede depender del momento en que introduzcas tu política de asistencia, es importante hacerla cumplir sistemáticamente, incluso cada vez que un empleado la infrinja. De este modo, los empleados captarán el mensaje de que este tipo de absentismo no se tolera y va en contra de la política de la empresa.
Muestra empatía y cede en determinadas situaciones.
Sigue mostrando empatía o tu disposición a ceder en situaciones de emergencia. Intenta crecer a partir de estas situaciones añadiéndolas a tu política. Sin embargo, asegúrate de hacer un seguimiento de cuántas veces cada empleado utiliza estas excusas de emergencia y determina cuántas veces estás dispuesto a pasar por alto el absentismo.
Reduce el absentismo a partir de tu política establecida.
Controla el absentismo de los empleados.
Cuando se trata del absentismo laboral, es de suma importancia asegurarse de que se dispone de registros verificables de las acciones de un empleado. Por lo general, las empresas optan por la solución de reloj de fichar, que permite controlar las horas de entrada y salida de los empleados. Esta opción ayuda a eliminar cualquier posibilidad de error manual, ya que los empleados son responsables de garantizar que fichan a la entrada y a la salida a tiempo.
Anota cada vez que se produzca una ausencia. Puedes hacerlo en tu aplicación de control horario o crear una hoja de cálculo con el horario de cada empleado. Sea cual sea la estrategia que elijas utilizar, asegúrate de que tu sistema de seguimiento funciona bien para ti y para cualquier otro supervisor que pueda necesitar hacer cumplir la política de asistencia.
Identifica patrones. Un empleado que llega tarde al trabajo o se toma descansos largos una o dos veces puede no ser un problema que necesites abordar. Sin embargo, debes estar atento a los patrones. Por ejemplo: un empleado que llama continuamente para decir que está enfermo el lunes siguiente al fin de semana de paga puede considerarse un patrón. En estos casos, conviene establecer un límite. Si un empleado se libra una sola vez, la segunda o tercera puede considerarse una infracción.
Afronta inmediatamente el absentismo no planificado.
Tu empresa experimentará de forma natural absentismo no planificado y planificado. Sin embargo, si empiezas a notar un patrón, aborda el problema antes de que se convierta en algo habitual. Evita dejar pasar demasiado tiempo o que se produzca otra ausencia imprevista antes de dirigirte al empleado con los registros.
Siéntate y habla de las ausencias frecuentes con tu empleado. Dependiendo de tu política de asistencia, esta reunión podría considerarse una conversación formal o informal. Durante esta reunión, pregúntale qué ha pasado, proporciónale pruebas y háblale de lo que se espera de él en el futuro. Si sus acciones justifican medidas disciplinarias, comunícaselo al empleado.
Identifica la causa principal.
Cuando hables de las ausencias frecuentes con tu empleado, intenta abordar la causa subyacente. Este proceso puede revelar que hay otras cosas ajenas al trabajo que afectan a la asistencia de su empleado y provocan ausencias excesivas. Por ejemplo: puede que haya obras en la carretera que afecten al tiempo de desplazamiento por la mañana o que tu empleado se haya mudado recientemente lejos del trabajo.
Afronta los problemas que están bajo su control. Si has detectado que tu empleado está sometido a mucho estrés, sufre acoso laboral o está a punto de agotarse, habla con él sobre cómo pueden resolver estos problemas. Para empezar, puedes crear un plan de mejora del rendimiento, actualizar los formularios de disponibilidad de los empleados o reajustar sus horarios cuando sea posible.
Acción disciplinaria:
El tipo de medida disciplinaria que aplique dependerá en gran medida de la gravedad y la naturaleza del absentismo. Por ejemplo, los empleados que informan a la dirección de sus frecuentes ausencias pueden requerir medidas disciplinarias mínimas, en función de sus motivos. Sin embargo, si se trata de un empleado que se ausenta constantemente sin motivo, es posible que tenga que recurrir a medidas disciplinarias más severas.
Crea una política disciplinaria. Tu política disciplinaria es un documento oficial que detalla cómo responderá el empleador a los problemas de rendimiento o comportamiento de los empleados. La política debe incluir una descripción general, una sección de empleo a voluntad, una descripción de cada paso disciplinario y el derecho de apelación.
Las medidas disciplinarias más comunes son:
- Una advertencia verbal.
- Amonestación formal por escrito en forma de una carta de amonestación laboral.
- Reunión disciplinaria formal.
- Suspensión o pérdida de privilegios.
- Despido. Puede adoptar la forma de una carta de despido oficial.