Checklist per la formazione di nuovi dipendenti
Utilizza questa checklist gratuita per preparare la formazione di nuovo personale in azienda.
Scarica adessoCome formare i nuovi dipendenti:
5 step che ti aiuteranno nella preparazione di corsi e training.
Esamina la strategia di training dell'azienda.
Assicurati che il materiale formativo sia in linea con gli obiettivi aziendali.
Col passare del tempo, gli obiettivi di un'azienda possono evolversi o cambiare, per cui è importante che il materiale formativo cresca con l'azienda. Leggi il materiale e metti da parte le risorse obsolete che non sono più in linea con la missione aziendale.
Stabilisci cosa funziona e cosa no.
Per individuare le tecniche che potrebbero essere aggiornate o riutilizzate, identifica i metodi di formazione che hanno aiutato te o l'azienda in passato. Una volta isolati questi metodi, valuta come si integrano o si contrappongono al tema della sessione di formazione e agli obiettivi dell'azienda.
Ad esempio, il denso lavoro teorico che di solito si presenta sotto forma di dispense stampate da studiare potrebbe essere sostituito da guide online interattive e/o giochi, per comunicare le stesse informazioni in modo più conciso e coinvolgente.
Assicurati che tutte le risorse siano aggiornate.
Una volta escluse presentazioni PowerPoint obsolete o e-Book non aggiornati, assicurati che le risorse rimaste includano materiale fresco e coinvolgente. Se il corso richiede molto lavoro al computer, verifica che i dispositivi siano aggiornati e funzionanti per garantire delle sessioni di formazione senza intoppi.
Ricerca nuovi trend di formazione.
Prendi in considerazione metodi di formazione interattivi.
Valuta di aggiungere attività divertenti alle sessioni di formazione per renderle più partecipative e coinvolgenti. Che si tratti di cacce al tesoro, formazione online o apprendimento tra pari, i metodi di formazione che richiedono interazione hanno il potere di favorire immediatamente la collaborazione e contribuiscono a rendere la sessione di formazione divertente e memorabile.
Trova trend specifici per il tuo settore.
Quando si ricercano tendenze di formazione, bisogna considerare quelle specifiche del proprio settore. Ad esempio, le aziende che operano nel settore dell'outdoor potrebbero optare per giochi avventurosi e fisici, mentre per quelle che si occupano di assistenza clienti potrebbero funzionare bene i giochi di ruolo o i case studies. In ogni caso, è importante che la formazione sia mirata e informativa.
Inizia i preparativi.
Identifica gli obiettivi della formazione.
Prima di iniziare a preparare il materiale formativo, assicurati di avere ben chiari gli obiettivi della sessione di formazione. Ad esempio, quali sono i risultati principali che si vogliono ottenere? Su quali argomenti si concentrerà la formazione e perché? Una volta stilato un elenco chiaro di obiettivi, inizia a preparare una presentazione.
È importante non sovraccaricare i dipendenti di informazioni e fissare obiettivi realistici.
Personalizza il materiale formativo.
Mentre alcuni argomenti di formazione, come l'etichetta sul posto di lavoro e le politiche aziendali, sono creati per tutti i dipendenti, ci sono alcuni argomenti e metodi che sono applicabili ad alcuni reparti e ad altri no. A seconda dei dipendenti che stai formando, adatta il materiale formativo alle loro necessità e ai compiti lavorativi quotidiani.
Presenta il training ai colleghi e chiedi un feedback.
Una volta completata la presentazione, provala davanti a un gruppo di colleghi fidati. Lascia spazio alle domande e chiedi ai colleghi un feedback sincero. Modifica il training in base alle loro risposte e ai loro suggerimenti.
Crea un programma di formazione.
Crea una tabella di marcia per il processo di formazione, in modo da garantire un percorso senza interruzioni. Conoscere le tempistiche ti aiuterà anche a stabilire una scadenza per la preparazione del materiale formativo.
Assicurati di inserire nel programma degli spazi in cui i nuovi dipendenti possano farti delle domande.
Inizia le sessioni di formazione.
Spiega lo scopo di ogni sessione di formazione.
Prima di procedere con le sessioni effettive, apri il discorso con i nuovi dipendenti spiegando lo scopo e i risultati di ogni sessione di formazione. Questo aiuta a definire gli obiettivi e dà ai nuovi dipendenti un'idea di cosa aspettarsi.
Conduci la sessione di formazione.
Assicurati che le sessioni siano produttive ed efficaci. Per fare ciò è necessario pianificarle in maniera chiara e gestire il tempo in modo efficiente. Per aiutarti, fornisci materiale riassuntivo e schematico e, a seconda del tipo di metodo che scegli, lascia spazio per la discussione e le domande.
È molto importante creare un clima in cui i nuovi dipendenti si sentano a loro agio nel fare domande e crescere.
Consegna una breve scheda di valutazione alla fine della formazione.
In qualità di datore di lavoro o di manager, è importante essere in grado di valutare il successo della sessione di formazione. Puoi ricavare questa informazione attraverso brevi sondaggi o valutazioni che coprono i punti chiave della sessione di formazione. I sondaggi consentono di valutare le opinioni e i feedback dei nuovi dipendenti, mentre le valutazioni evidenziano quanto hanno imparato.
Dai dei feedback.
Esamina le valutazioni e fornisci un feedback per iscritto o di persona.
Invita i nuovi dipendenti a partecipare a sessioni di feedback. Fai molte domande sulle loro mansioni e sul loro allineamento con il materiale formativo. Inoltre, esamina le loro valutazioni e identifica le aree che richiedono ulteriore formazione.
Assicurati di complimentarti con il dipendente per le aree in cui si è distinto. Infine, discuti la strada da seguire per le sessioni successive.
Rivedi periodicamente i metodi di formazione.
Per garantire che i tuoi metodi di formazione rimangano efficienti e pertinenti, rivedili e aggiornali periodicamente. Ciò può essere favorito dai feedback ricevuti dai dipendenti nel corso del tempo, che possono aiutarti a capire meglio cosa apprezzano o non apprezzano delle tue sessioni di formazione.
Inoltre, assicurati di rimanere informato sugli ultimi sviluppi nel settore della formazione. Ad esempio, l'approccio alla formazione e-learning è in continua evoluzione, poiché sempre più aziende scelgono l'apprendimento online e a distanza. Questo ha portato a una vasta disponibilità di piattaforme innovative, creative e coinvolgenti.
Lettera di impegno all'assunzione
Modi per migliorare la formazione:
1. Assicurati che sia mirata ai dipendenti.
Non far seguire agli ingegneri la stessa formazione del team di vendite. Orienta la formazione nel modo più preciso possibile, in modo da poterla collegare direttamente al lavoro dei singoli.
2. Rendila reale facendo in modo che i partecipanti utilizzino immediatamente ciò che hanno imparato.
Dopo la formazione, assegna ai dipendenti un compito che richieda effettivamente l'utilizzo di ciò che hanno appena appreso. Questo li aiuterà a consolidare l'apprendimento e vi mostrerà esattamente dove hanno ancora bisogno di lavorare.
3. Rendi il training più piacevole.
La formazione non deve essere una noia mortale. Fai delle pause e dedica del tempo alla socializzazione. Non lasciare che la formazione diventi sinonimo di noia. Una soluzione potrebbe essere quella di integrare degli esercizi di team building, utili per formare competenze, rafforzare la cultura aziendale, incoraggiare la collaborazione e facilitare l'integrazione.
4. Formali quando ne hanno bisogno.
Non fare adesso formazione per qualcosa di cui un dipendente avrà bisogno tra due mesi. Segmenta la formazione dei dipendenti e cerca di pianificarla in modo che la utilizzino il più possibile anche dopo la fine dei corsi. In questo modo, i dipendenti saranno più consapevoli e tu perderai meno tempo a riqualificare i dipendenti sovraccarichi di lavoro.
I principali metodi di formazione:
E-learning.
L'e-learning, detto anche “apprendimento online”, è un metodo di formazione molto diffuso che utilizza programmi di formazione a distanza e online. Molti programmi online offrono giochi, lezioni divertenti e quiz che rendono la formazione più avanzata e coinvolgente; questo metodo di formazione può essere estremamente efficace.
Inoltre, a seconda del programma utilizzato, è possibile includere contenuti video e presentazioni in diretta. Tuttavia, l'impostazione della grafica e delle informazioni per i sistemi di e-learning può richiedere tempo e i responsabili della formazione potrebbero dover seguire una formazione aggiuntiva per gestire al meglio il sistema scelto.
Microlearning.
Il microlearning si basa su sessioni brevi e concise che durano tra i cinque e i dieci minuti. Ogni sessione ha un obiettivo fissato prima dell'inizio: vengono forniti una struttura e obiettivi a breve termine da raggiungere. Le sessioni brevi sono ottime per aiutare i nuovi dipendenti a sentirsi meno sopraffatti dalle nuove informazioni.
Tuttavia, mentre il microlearning è ottimo per le posizioni a basso rischio, le sessioni brevi potrebbero non essere adatte ai casi che richiedono una formazione più complessa, poiché i vincoli di tempo potrebbero influire sulla quantità di informazioni trattate.
Job shadowing o affiancamento.
Il job shadowing, un metodo di formazione più tradizionale, si dimostra efficace nelle professioni che richiedono molto lavoro pratico. Per comprendere meglio la forza lavoro dell'azienda, i datori possono scegliere di affiancare i nuovi assunti a una persona che li guidi, oppure di far seguire i nuovi assunti dai dipendenti di vari reparti.
Sebbene il job shadowing sia efficace anche per favorire la comunicazione tra i nuovi dipendenti e quelli già affermati, potrebbe non funzionare in ambienti dal ritmo serrato, dove i nuovi assunti non hanno il tempo di fare domande. Inoltre, l'affiancamento funziona meglio quando i nuovi dipendenti hanno già un'esperienza precedente nel ruolo.
Formazione con istruttore.
L'istruttore che conduce una sessione di formazione è spesso considerato il metodo standard. Tuttavia, nonostante non sia un metodo ultra-moderno, rimane uno dei metodi di formazione più efficaci. Questo grazie soprattutto al suo formato interattivo, che consente ai nuovi assunti di interagire con i formatori e porre domande in tempo reale.
Inoltre, si può trattare più materiale durante la formazione guidata da un istruttore, il che la rende una buona opzione per coprire requisiti lavorativi complessi. Per i nuovi dipendenti, tuttavia, queste sessioni possono risultare monotone, soprattutto se comprendono lunghi momenti di lezioni frontali in cui il dipendente deve solo ascoltare.
Giochi di ruolo.
Il role-playing, o “formazione attraverso la simulazione”, è un metodo ben noto per le posizioni che richiedono il contatto diretto con i clienti. In queste sessioni di formazione, formatori e apprendisti assumono rispettivamente il ruolo di cliente e di dipendente e recitano possibili scenari che possono verificarsi sul lavoro.
Questo tipo di formazione consente ai nuovi assunti di comprendere meglio il ruolo e di ricevere feedback immediato. Detto questo, il gioco di ruolo è un approccio più pratico alla formazione che potrebbe non essere adatto allo stile di apprendimento di tutti.
Inoltre, alcuni scenari potrebbero sembrare superflui, soprattutto se il nuovo assunto ha già molta esperienza nel ruolo.
Apprendimento collaborativo.
Con l'apprendimento collaborativo, diversi dipendenti condividono le loro esperienze e conoscenze per aiutare sia i dipendenti già affermati sia i nuovi assunti a imparare gli uni dagli altri. Questo metodo di formazione è ottimo per favorire la comunicazione tra i dipendenti e l'esperienza può incoraggiare i nuovi assunti a interagire di più.
L'apprendimento collaborativo è meno adatto per i ruoli che non richiedono routine e compiti complessi. A volte, se le mansioni sono più approfondite, le aziende scelgono di aggiungere una formazione con istruttore a quella collaborativa, ma spesso ciò allunga il periodo di formazione, con un impatto sui costi e sugli orari dei dipendenti.
Educazione tra pari.
Simile all'apprendimento collaborativo e al job shadowing, l'educazione tra pari, o peer-to-peer learning, prevede che i dipendenti già ben inseriti aiutino a formare i nuovi assunti.
A differenza del job shadowing, i dipendenti già formati devono svolgere completamente il ruolo di formatori, il che potrebbe avere un impatto sul loro orario di lavoro e sulle loro prestazioni.
Sebbene questo metodo di formazione sia molto efficace nei progetti di collaborazione, richiede molto impegno e tempo da parte dei dipendenti già in servizio, che dovranno essere in grado di misurare il successo del nuovo assunto attraverso valutazioni e discussioni continue.
Sii strategico con la formazione per guadagnarci a lungo termine:
Se l'obiettivo è avere una forza lavoro ad alte prestazioni, le aziende devono investire le risorse per sviluppare i dipendenti. La strategia consiste nell'allineare le risorse agli obiettivi.
Se si destinano più risorse alla formazione, si può essere certi che qualcuno vorrà vedere dei benefici misurabili, come è giusto che sia.
Quindi, fissa degli obiettivi e crea un processo di misurazione per la formazione, in modo da poterne vedere i risultati.
Un numero che si può usare per misurare l'efficacia è il turnover dei dipendenti. Una formazione migliore dovrebbe ridurre il turnover. È possibile misurare il turnover calcolando il tasso di abbandono.
Esamina il tasso storico di turnover volontario e verifica se il miglioramento della formazione contribuisce a ridurlo. Per misurare se i dipendenti stanno davvero assorbendo la nuova formazione, puoi chiedere loro di "tornare indietro" e formare altri dipendenti su ciò che hanno imparato.
Questo ci porta a un altro modo di essere strategici con la formazione: il cross training, chiamato anche formazione trasversale o interdipartimentale, ovvero quella pratica di formazione in cui si fanno imparare ai dipendenti competenze in diverse aree o funzioni all'interno dell'azienda, diverse da quelle che svolgono normalmente.
Oltre a essere un modo per misurare ciò che un dipendente ha appreso, il cross training consente la crescita e lo sviluppo della carriera, soddisfacendo il desiderio dei dipendenti di apprendere nuove competenze e permettendo di aumentare la copertura dei lavori. Così, se un dipendente non è disponibile, c'è sempre qualcuno che ne sa qualcosa del suo lavoro.
Se la tua azienda si concentra in modo strategico sulla formazione può diventare il tipo di azienda che mette i dipendenti al primo posto.
Le aziende che mettono i dipendenti al primo posto ottengono enormi vantaggi competitivi e, di conseguenza, si ritrovano con clienti più felici. La chiave per mettere al primo posto i dipendenti? La formazione e lo sviluppo della forza lavoro. È l'approccio di aziende come Virgin.
Per le aziende che mettono i dipendenti al primo posto, compresa quella di Richard Branson, una buona strategia di formazione diventa essenzialmente una buona strategia commerciale. Che tu decida di concentrare le priorità dell'azienda sui dipendenti o meno, dovrebbe essere chiaro che una formazione migliore rende le aziende migliori e i clienti più felici.
Segni che il tuo programma di formazione per nuovi dipendenti non è ottimale:
1. Lo scopo della formazione è ambiguo.
Ti sei mai seduto a una sessione di formazione e ti sei chiesto perché fossi lì? Una formazione che non ha alcun collegamento con le mansioni quotidiane molto probabilmente fallirà. Mostra ai dipendenti in che modo la formazione ha a che fare con il loro lavoro e con la missione dell'azienda.
2. I dipendenti hanno paura di fallire.
Invece di formare i dipendenti e pretendere che eseguano tutto perfettamente, dai loro la possibilità di fallire. Lascia che utilizzino ciò che hanno imparato senza temere ripercussioni se commettono qualche errore.
3. Non viene fornito alcun feedback.
Questo aspetto è particolarmente importante per i dipendenti più proattivi. Le persone vogliono sapere se stanno facendo un buon lavoro e dove possono migliorare. Non lasciarli all'oscuro delle loro prestazioni.
4. Si dà per scontato che i dipendenti non vogliano la formazione.
Spesso i dipendenti non chiedono formazione, ma questo non ha nulla a che fare con il loro desiderio di imparare. Forse non sanno come chiederlo, temono un rifiuto o hanno paura di fare la figura degli incapaci. La maggior parte dei dipendenti desidera opportunità di sviluppo professionale e sarà felice se gliele offrirai.
