Proceso de incorporación de empleados

Proceso de Incorporación de Empleados:

1. Al momento de la contratación.

• Crea un nuevo cronograma de contratación para delinear el proceso desde el reclutamiento hasta las entrevistas y su incorporación.
• Identifica el punto de contacto de Recursos Humanos y designa un compañero/mentor que sea responsable de ayudar al nuevo empleado cuando éste comience a trabajar.
• Solicita las claves de acceso e IDs, si corresponde, y envía cualquier solicitud para cualquier equipo tecnológico que llegue a necesitar el nuevo empleado.
• Crea un archivo del personal para el nuevo empleado y prepara cualquier formulario o documento para que lo complete.

2. Antes de la fecha de inicio.

• Llama al empleado para confirmar la fecha de inicio, la hora, el lugar, el código de vestimenta, etc., y recuérdale que traiga consigo cualquier documento importante a completar en su primer día.
• Prepara un paquete de bienvenida/orientación con información relevante de la empresa: manual del empleado, información de beneficios y prestaciones, descripción del trabajo, objetivos SMART y KPIs, etc.
• Asigna lecturas obligatorias, incluidas las políticas y prácticas comerciales, para que el empleado pueda ponerse al día sobre lo que será su rol y lo que sucede en la empresa.
• Agenda con anticipación reuniones en el calendario del empleado, así como programas de capacitación y desarrollo, e infórmale a su compañero/mentor de trabajo sobre cómo ayudar al nuevo empleado durante sus primeros días.
• Organiza el área de trabajo, incluyendo el escritorio, silla, computadora, teléfono, red y cualquier tecnología adicional, así como las llaves/tarjetas de acceso y tarjetas de presentación que necesitará.
• Para puestos de trabajo remotos, asegúrate que el nuevo empleado esté informado sobre los requisitos de hardware y software para el trabajo.

3. Primer(os) día(s).

• Dale la bienvenida al nuevo empleado a su llegada y preséntalo a los miembros del equipo y a su gerente/supervisor. Llévalo por un recorrido por el edificio, muéstrale su escritorio o estación de trabajo y entrégale su paquete de orientación.
• Para puestos de trabajo remotos, guía al nuevo empleado a través de los sistemas de gestión de proyectos y el software y las herramientas de trabajo remoto aplicables.
• Discute las expectativas laborales, los objetivos del departamento, las políticas de comida/descanso y los horarios. Proporciona una lista de contactos de la empresa y cualquier formulario o documentación necesaria.
• Asegúrate de que el nuevo empleado tenga una computadora, teléfono y acceso a la red en pleno funcionamiento, así como cualquier configuración, orientación o capacitación de software o hardware.
• Si se trata de un puesto de trabajo remoto, asegúrate de que el nuevo empleado esté instalado adecuadamente en su ubicación remota con el hardware y el software correspondientes.
• Para puestos de trabajo remotos, ofrece compartir un almuerzo virtual o unirse a una reunión social.

4. Primera(s) semana(s).

• Realiza controles regulares y pregúntale al nuevo empleado cómo estuvieron/fueron sus primeras semanas. Responde a cualquier pregunta y aborda cualquier problema o necesidad de aprendizaje que pueda haber surgido.
• Revisa el cronograma de capacitación y la funcionalidad de la tecnología. Discute proyectos y tareas actuales, también revisa la declaración de la misión de la empresa y las políticas comerciales.
• Habla sobre el desempeño y la orientación del nuevo empleado con su gerente/supervisor directo, así como con el compañero/mentor para identificar cualquier área problemática que deba abordarse.
• Ejecuta las tareas a realizar y asegúrate de que el empleado tenga una comprensión clara de sus expectativas laborales durante los próximos tres meses.

5. Al finalizar sus primeros tres meses.

• Realiza una evaluación del desempeño del nuevo empleado, los objetivos SMART y KPIs, y la aclimatación general. Aborda cualquier inquietud o pregunta que pueda tener.
• Asegúrate de que el nuevo empleado haya asistido a la orientación requerida e identifica cualquier formación adicional que pueda ser necesaria. Haz ajustes de responsabilidad y presenta tareas o proyectos cada vez más complejos.
• Realiza una revisión del desempeño con su gerente/supervisor inmediato, así como con el compañero/mentor para identificar cualquier área problemática.

6. Al finalizar los primeros seis meses.

• Revisa el progreso del nuevo empleado, metas SMART y KPIs, así como los hitos alcanzados para determinar si se requiere capacitación adicional.
• Solicita retroalimentación para comprender la percepción del empleado sobre el trabajo y si se alinea con sus expectativas.
• Reúnete con su gerente/supervisor inmediato y su compañero/mentor al final del proceso de incorporación de empleados para analizar qué tan bien salió todo y si se podría hacer algo mejor.
• Ofrece apoyo continuo para permitir que el nuevo empleado alcance su máximo potencial.

El proceso de incorporación es tan sólo parte de una estrategia mayor. Para mayor información, lee nuestro artículo sobre el reclutamiento de ciclo de vida completo para ver dónde encaja el proceso de incorporación en el trayecto, desde la atracción de empleados potenciales, hasta la eventual incorporación de estos en la empresa.