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¿En qué se diferencia un plan de recuperación ante desastres de un plan de continuidad del negocio?

Un plan de continuidad de negocios describe el enfoque estratégico general para hacer frente a los principales incidentes y desastres antes, durante y después de que ocurran. Incluye medidas de prevención y mitigación de riesgos, planes de respuesta a emergencias y estrategias de recuperación.

Un plan de recuperación ante desastres es un componente del plan de continuidad de negocios que se ocupa específicamente de los procedimientos necesarios para que cada parte del negocio vuelva a funcionar después de un desastre. Los pasos y procedimientos que debe seguir una empresa para reanudar sus operaciones comerciales normales diferirán según el tipo de desastre (piensa en los daños por inundación o la interrupción del suministro), razón por la cual cada escenario de desastre requiere su propio plan.

Plantilla de plan de recuperación ante desastres:

Utiliza nuestra plantilla de plan de recuperación ante desastres, en formato de PDF, para ayudar a mantenerte concentrado durante la redacción.

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Elementos clave de un plan de recuperación ante desastres:

  • Propósito, alcance y objetivos.
  • Funciones y responsabilidades.
  • Activos y recursos críticos.
  • Pólizas de seguro.
  • Copia de seguridad de documentos y datos.
  • Plan de comunicación.
  • Plan de acción: definir procedimientos de recuperación.

Cómo crear un plan de recuperación ante desastres:

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Cómo crear un plan de recuperación ante desastres:

Es importante informarles a tus empleados, proveedores, socios comerciales, inversionistas y clientes sobre lo que estás haciendo en respuesta al desastre. Para hacerlo de manera eficiente y evitar confusiones o problemas de comunicación, deberás crear un plan de recuperación ante desastres.

1. 

Definir el propósito, alcance, metas y objetivos.

1.1 

Piensa en cómo sería el peor de los escenarios.

Piensa en cómo sería el peor de los escenarios.

Esto te ayudará a identificar con precisión cómo el desastre puede afectar a tu negocio, qué activos y procesos se verán comprometidos y cuál sería un plazo razonable para la recuperación.

Además, especifica objetivos, como los niveles operativos mínimos a los que se debe restaurar el negocio, así como el tiempo y esfuerzo que se debe dedicar al proceso de recuperación.

Antes de comenzar con un plan de recuperación ante desastres, identifica los diversos tipos de desastres que podrían afectar a tu negocio. Cada escenario requiere de su propio plan de recuperación.

2. 

Definir las funciones y responsabilidades de los empleados.

2.1 

Determinar quién es responsable de supervisar la ejecución del plan.

Determinar quién es responsable de supervisar la ejecución del plan.

Una vez que esto esté completo, enumera las funciones y responsabilidades de otras personas que también participan en el proceso de implementación. Esto ayudará a que todos tengan una comprensión clara de tus expectativas.

2.2 

Incluye planes de recuperación ante desastres en los ejercicios de incorporación y capacitación de los empleados.

Incluye planes de recuperación ante desastres en los ejercicios de incorporación y capacitación de los empleados.

Tus empleados deben comprender bien el plan y el papel que desempeñarán, incluidas las tareas y responsabilidades específicas. Siempre es bueno realizar una actualización periódica sobre este tema, especialmente después de una revisión o actualización de los planes de recuperación ante desastres.

3. 

Listar activos y recursos.

3.1 

Haz un balance de todos tus activos y recursos.

Haz un balance de todos tus activos y recursos.

Identifica cuáles son fundamentales para restaurar las operaciones inmediatamente después de un desastre. Para cada función comercial que se verá afectada por el desastre, identifica cuáles son sus recursos críticos y qué se puede necesitar como solución temporal.

Ejemplos de activos y recursos:

  • Empleados.
  • Espacio de trabajo.
  • Equipos de oficina y registros en papel.
  • Tecnología e infraestructura informática.
  • Instalaciones de producción y almacén.
  • Maquinaria y equipamiento.
  • Inventario.
  • Servicios de terceros.

Según el tipo de desastre y el impacto potencial, la subcontratación de ciertas funciones puede ser una consideración.

3.2 

Incluye el costo de los activos y recursos.

Incluye el costo de los activos y recursos.

Según el tipo de desastre, es posible que debas considerar si es probable que algunos recursos, como materias primas y equipos, estén disponibles inmediatamente después del desastre.

4. 

Evaluar pólizas de seguro.

4.1 

Revisa tus pólizas de seguro actuales.

Revisa tus pólizas de seguro actuales.

Ten en consideración los recursos y activos que enumeraste en el paso anterior y actualízalos, si es necesario. La cobertura de seguro integral debe incluir los costos directos e indirectos relacionados con el desastre. Para respaldar una recuperación rápida, trata de averiguar cuánto tiempo es probable que te tome recibir pagos o reemplazos en caso de un desastre y cuál es el proceso.

5. 

Revisar copia de seguridad de documentos y datos.

5.1 

Identificar los documentos esenciales.

Identificar los documentos esenciales.

Identifica qué documentos y datos son esenciales, y haz una copia de seguridad de estos con regularidad en un sistema de almacenamiento que no esté ubicado en la infraestructura física de tus instalaciones comerciales, o que dependa únicamente de ella.

Éste debe ser un proceso continuo. Querrás asegurarte de que ninguno de tus datos y documentos esenciales se pierda si, por ejemplo, un desastre natural destruye archivadores y equipos tecnológicos, o en el caso de una falla del servidor o ataque cibernético.

5.2 

Considera utilizar un servicio de gestión de información y registros.

Considera utilizar un servicio de gestión de información y registros.

Dependiendo de tus necesidades de almacenamiento de documentos y datos, puedes considerar contratar los servicios de una empresa de administración de información y registros. Si tu empresa sólo mantiene registros digitales, es posible que desees considerar el uso de un servicio en la nube, que es una forma rentable y eficiente de mantener tus datos seguros.

6. 

Crear un plan de comunicación.

6.1 

Asignar roles.

Asignar roles.

Si tienes una pequeña empresa, es probable que designes a una sola persona, a menudo el propietario de la empresa, para que estés a cargo de todas las comunicaciones. Sin embargo, en este caso, debes designar al menos a una persona más como respaldo. Si tienes una empresa más grande, lo mejor es armar un equipo que se encargue de la comunicación.

6.2 

Recopilar y mantener información esencial.

Recopilar y mantener información esencial.

Recopila toda la información necesaria para contactar a las partes interesadas, así como para acceder y administrar las plataformas de comunicación de tu empresa. Las partes interesadas incluyen empleados, inversionistas, prestamistas, proveedores, clientes, etc. Trata de tener al menos dos formas de contactar a todos.

6.3 

Crear una lista de tareas (quién, qué, cuándo).

Crear una lista de tareas (quién, qué, cuándo).

Enumera las diversas audiencias que deberán contactarse, como empleados, proveedores, clientes, la comunidad circundante, inversores, etc., junto con los mensajes clave para cada grupo y los canales que utilizarás. Incluye quién será responsable de contactar a cada grupo de partes interesadas junto con un cronograma para enviar diferentes mensajes.

6.4 

Preparar plantillas.

Preparar plantillas.

Para asegurarte de que tu plan de comunicación se implemente sin demora, puedes preparar plantillas para los diferentes tipos de mensajes y canales de comunicación. Esto puede incluir comunicados de prensa, notificaciones de sitios web, correos electrónicos, mensajes de correo de voz y publicaciones en Redes Sociales.

7. 

Crear un plan de acción.

7.1 

Incluye todos los procedimientos y directrices.

Incluye todos los procedimientos y directrices.

El plan de acción debe contener los procedimientos específicos que se deben seguir para que todas las funciones comerciales vuelvan a los niveles operativos mínimos aceptables. Los empleados responsables del proceso de recuperación (como se indica en el paso 2) deben tener una lista de pasos claramente definidos a seguir.

Ejemplo de pasos generales:

  • Documentar pérdidas y daños.
  • Identificar qué se puede salvar y dónde hay brechas cruciales que tienen prioridad.
  • Presentar reclamos de seguros.
  • Ejecutar la estrategia de comunicación (por ejemplo: comunicarse con los empleados, contactar a los proveedores sobre el camino a seguir, informar a los clientes).
  • Implementar soluciones temporales (por ejemplo: transición de empleados para trabajar de forma remota).
  • Realizar un seguimiento de la recuperación e informar sobre el progreso.
  • Tener en cuenta lo que se puede mejorar para los planes futuros.
8. 

Revisar y actualizar.

8.1 

Revisa y actualiza periódicamente tu plan de recuperación ante desastres.

Revisa y actualiza periódicamente tu plan de recuperación ante desastres.

Esto es especialmente importante si hay cambios en tu empresa, como nuevos proveedores y empleados, cambios en los procesos o líneas de productos, o un cambio de ubicación. Asegúrate de que la información esencial y los datos de contacto estén siempre actualizados.

Preparación financiera:

Identificar los recursos y activos necesarios te dará una idea del presupuesto necesario para volver a los niveles operativos normales lo antes posible. Si bien puede haber una póliza de seguro integral, siempre ten en consideración costos inesperados. Infórmate sobre préstamos, subvenciones y otros recursos a los que puedes acceder para que puedas reaccionar rápidamente, en caso de que lo necesites.

En tiempos de crisis, a menudo hay recursos especializados disponibles para ayudar a las empresas a recuperarse. Por ejemplo: durante la pandemia de COVID-19 (Coronavirus), tanto actores privados como gubernamentales han puesto a disposición diferentes tipos de programas de apoyo.

Preguntas frecuentes:

¿Cuáles son los elementos clave de un plan de recuperación ante desastres?

  • Metas y objetivos.
  • Funciones y responsabilidades.
  • Activos y recursos críticos.
  • Pólizas de seguro.
  • Copia de seguridad de documentos y datos.
  • Plan de comunicación.
  • Plan de acción: definir procedimientos de recuperación.

¿Qué es la recuperación ante desastres en tecnología de la información?

Un plan de recuperación ante desastres en tecnología de la información se ocupa de restaurar la infraestructura de TI de una empresa después de un desastre, como un ataque cibernético o una falla del servicio.

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