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La pandemia de la COVID-19:

La pandemia de la COVID-19 (Coronavirus) es un ejemplo real de una situación de emergencia en la que se debe instituir un plan de continuidad comercial.

Descarga de la plantilla del plan de continuidad de negocios:

Descarga esta plantilla de plan de continuidad de negocios, en formato MS Word, y comienza a llenarla de inmediato.

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¿Por qué es importante tener un plan de continuidad de negocios?

En tiempos de crisis, contar con un plan de continuidad de negocios garantizará que tu compañía pueda funcionar antes, durante y después de un evento de emergencia.

Un BCP (por sus siglas en inglés) le describirá claramente a las personas involucradas en el funcionamiento de su negocio, los procedimientos cuando suceda lo peor. Un plan de continuidad de negocios es beneficioso porque:

  • Es requerido por muchos reguladores comerciales, inversionistas y partes interesadas.
  • Proporciona una sensación de seguridad para los gerentes y el personal.
  • Permitirá que tu empresa brinde un servicio razonable a sus clientes durante y después de una emergencia.
  • Te permitirá preservar tu flujo de ingresos y reputación.
  • Puede proporcionar información adicional sobre tu organización.

Qué debe incluirse en un plan de continuidad de negocios:

Los planes son tan variados y complejos como las propias empresas. Cada plan es diferente y debe basarse en las necesidades de la empresa y sus respectivos clientes. Estos son algunos ejemplos generales de lo que se debe incluir en un plan:

  • El alcance y propósito de tu plan.
  • Las metas y objetivos de tu plan.
  • Una lista completa de las tareas necesarias para mantener las operaciones en marcha.
  • Las funciones y responsabilidades del equipo y personal.
  • La información de contacto de la gerencia y el personal clave de la compañía.
  • Protocolos de mantenimiento para tu plan.
  • Información sobre el sitio y las copias de seguridad de datos.
  • Información sobre dónde acudir en caso de emergencia.
  • Procedimientos para coordinar con el personal de emergencia.

Cómo construir un plan de continuidad de negocios:

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7 Días
Cómo construir un plan de continuidad de negocios:

Una guía paso a paso para crear un plan de continuidad de negocios.

1. 

Identifica el alcance de tu plan.

1.1 

Realiza revisiones.

Realiza revisiones.

Antes de crear tu plan, primero considera las expectativas y los estándares provenientes de las partes interesadas externas, como: inversores, socios externos y auditores.

1.2 

Identifica los objetivos de tu plan.

Identifica los objetivos de tu plan.

Al crear un plan, un paso clave es identificar los objetivos de éste y luego establecer metas en consecuencia. Aquí debes considerar qué tan detallado debe ser tu plan y qué departamentos y miembros del personal deben participar.

1.3 

Define el resultado de tu plan.

Define el resultado de tu plan.

Al establecer el alcance que tendrá tu plan, también debes definir el resultado exitoso de éste y qué hitos deben rastrearse durante una emergencia.

2. 

Forma el equipo de gestión para la continuidad de tu negocio.

2.1 

Decide el tamaño de tu equipo.

Decide el tamaño de tu equipo.

El equipo de gestión es responsable de implementar y ejecutar tu plan. El tamaño de tu equipo depende del tamaño de tu empresa y de la forma en que planeas implementarlo.

3. 

Identifica tus áreas comerciales clave y funciones críticas.

3.1 

Completa una evaluación de riesgos.

Completa una evaluación de riesgos.

El siguiente paso es realizar una detallada evaluación de riesgos en tu empresa. Ésta te permite comprender los riesgos físicos, financieros, de reputación y operativos que puede enfrentar tu empresa en caso de que ocurra una interrupción importante.

Pídele a tu equipo que cree una lista detallada de amenazas y riesgos que afectarían a tu empresa, y que los califiquen según la probabilidad de ocurrencia y gravedad. Ejemplos de riesgos y exposiciones incluyen:

  • Desastres naturales.
  • Pandemias globales.
  • Escasez de personal.
  • Ataques cibernéticos.
  • Interrupciones de un solo punto.
  • Huelgas.
  • Interrupciones en la cadena de suministro.
  • Inestabilidad política.
3.2 

Realiza un análisis de impacto comercial.

Realiza un análisis de impacto comercial.

Un análisis de impacto comercial te ayudará a identificar las necesidades principales de tu negocio y determinar el impacto potencial resultante de la interrupción del negocio. Ejemplos de impactos a considerar incluyen:

  • Aumento de la insatisfacción de los clientes.
  • Daño a la reputación de la empresa.
  • Pérdida de ventas o ingresos.
  • Pérdida de equipos o datos.
  • Retraso o pérdida de nuevos negocios.
  • Multas reglamentarias.

Identifica tus procesos comerciales y determina cuáles causarían el mayor daño a tu empresa si estos fallaran. Clasifica cada una de estas funciones o procesos como:

  • Alto
  • Medio
  • Bajo

Averigua qué objetivos comerciales respaldan, con qué frecuencia ocurren, a qué departamentos afectan y qué otros aspectos del negocio dependen de estos para funcionar. Tu informe debe documentar el impacto potencial resultante de las interrupciones comerciales y proporcionar información que pueda usarse en tus estrategias de recuperación.

4. 

Crea un plan de respuesta a incidentes.

4.1 

Esboza tu plan de operaciones.

Esboza tu plan de operaciones.

Ésta debería ser la sección más completa de tu plan de continuidad comercial. Puedes dividir las actividades de operaciones en estrategias de prevención, estrategias de respuesta y estrategias de recuperación.

4.2 

Plantéate estrategias de prevención.

Plantéate estrategias de prevención.

En esta sección, debes detallar las medidas preventivas que deben tomarse antes de que ocurra una interrupción. Esto puede incluir la creación de soluciones de trabajo remoto para tus empleados, tener proveedores de servicios públicos de respaldo, recursos de red alternativos, copias de seguridad de datos y copias de seguridad del servidor.

4.3 

Detalla estrategias de respuesta.

Detalla estrategias de respuesta.

Las estrategias de respuesta son necesarias cuando hay una emergencia o una interrupción repentina del negocio. Esta sección debe detallar lo que cada miembro de tu equipo debe hacer en caso de una emergencia. Esto incluye procedimientos de evacuación, protocolos de seguridad y comunicaciones del personal.

4.4 

Planifica tus estrategias de recuperación.

Planifica tus estrategias de recuperación.

Las estrategias de recuperación aseguran que los procesos comerciales críticos se restablezcan después de un evento de emergencia, o una interrupción importante en el negocio. Tu plan debe tener una descripción detallada de las acciones necesarias para mantener tu negocio en funcionamiento hasta que todo el personal, los sistemas y las instalaciones vuelvan a estar operativos.

5. 

Desarrolla un plan de estudios de formación.

5.1 

Desarrolla un plan de estudios de formación.

Desarrolla un plan de estudios de formación.

Una vez que tu plan esté finalizado, es importante implementar un plan de estudios de capacitación para tu equipo de administración y los empleados de tu empresa. La capacitación debe incluir una descripción general básica del plan de continuidad de negocios, así como ejercicios tácticos relevantes diseñados para probar tus procedimientos de continuidad.

Puede valer la pena organizar una emergencia simulada para determinar la eficacia de tu plan y resaltar las áreas de oportunidad.

6. 

Conduce revisiones anuales.

6.1 

Revisa y actualiza tu plan.

Revisa y actualiza tu plan.

A medida que tu negocio crece y cambia, también debería hacerlo tu plan. Es importante revisar anualmente tu plan de continuidad de negocios, para garantizar que se alinee con tus procesos y requisitos actuales. Se deben actualizar los procedimientos de evacuación, los contactos del personal y los métodos de comunicación según sea necesario.

Servicios de Gestión de la Continuidad del Negocio:

Para empresas más grandes, puede valer la pena contratar los servicios de una empresa de consultoría y gestión de continuidad comercial, para revisar tu plan de continuidad de negocios. Estos servicios pueden incluir:

  • Una evaluación integral de tu plan actual.
  • Análisis de las deficiencias.
  • Recomendaciones y planificación a largo plazo.
  • Actualizaciones anuales.
  • Ejercicios de entrenamiento.

Preguntas frecuentes:

¿Qué es un plan de continuidad de negocios?

Un plan de continuidad de negocios es un documento que detalla cómo seguirá funcionando tu negocio durante una emergencia, o una interrupción importante.

¿Cuál es el objetivo de un plan de continuidad de negocios?

Para minimizar el daño a tu negocio en caso de una emergencia o interrupción.

¿Qué incluye típicamente un plan de continuidad de negocios?

  • El alcance, propósito y política de tu plan.
  • Las metas y objetivos de tu plan.
  • Una lista completa de las tareas necesarias para mantener tus operaciones en marcha.
  • Las funciones y responsabilidades de tu equipo y personal.
  • La información de contacto de la gerencia y el personal clave.
  • Protocolos de mantenimiento para tu plan.
  • Información sobre el sitio y las copias de seguridad de datos.
  • Información sobre dónde acudir en caso de emergencia.
  • Procedimientos para coordinar con el personal de emergencia.

¿Es lo mismo la continuidad del negocio que la recuperación ante desastres?

No, la recuperación ante desastres es parte de un plan de continuidad de negocios diseñado para garantizar que tu empresa siga funcionando antes, durante y después de una emergencia. La recuperación ante desastres se centra en restaurar las operaciones después de una interrupción importante en el negocio.

¿Cuándo debo actualizar mi plan de continuidad de negocios?

Tu plan debe revisarse y actualizarse anualmente, o cada vez que realices cambios importantes en tus procesos de producción.

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