Cómo hacer la transición a trabajo remoto:

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Cómo hacer la transición a trabajo remoto:

Provocada por la pandemia de COVID-19, la transición al trabajo desde casa se convirtió en un paso crucial para que muchas empresas siguieran operando y protegiendo el bienestar de sus empleados. Desde entonces, muchas compañías han seguido permitiendo que su personal trabaje a distancia por diversas razones.

Descubre nuestra guía completa sobre cómo hacer la transición de tus empleados para trabajar a distancia.

1. 

Ponlo por escrito.

1.1 

Consulta con recursos humanos y el equipo de gestión.

Consulta con recursos humanos y el equipo de gestión.

La mejor manera de comenzar a redactar la política de tu empresa con respecto al trabajo remoto es consultar y colaborar con las partes interesadas internas, como la gerencia, los líderes de equipo, recursos humanos y el departamento legal.

Deberás evaluar lo que se necesita para garantizar que los empleados estén bien equipados para trabajar desde casa y los procesos que se deben implementar para administrar eficientemente la fuerza laboral.

1.2 

Elabora una política de trabajo remoto.

Elabora una política de trabajo remoto.

El primer paso en la transición de los empleados para que trabajen desde casa es elaborar una política de trabajo remoto que sea clara, para que el personal la comprenda sin tener que contratar la ayuda de un abogado.

Esencialmente debe definir cómo los empleados trabajarán de forma remota y cubre temas como las horas de trabajo, las herramientas de software y cómo se mide la productividad. Idealmente, la política debería revisarse y actualizarse al menos una vez al año.

Temas básicos cubiertos en una política de trabajo remoto:

  • Quién es elegible para trabajar desde casa.
  • Con qué frecuencia los empleados pueden trabajar desde casa (por ejemplo, a tiempo parcial o a tiempo completo).
  • Cuáles son los requisitos de disponibilidad y las especificaciones en cuanto al horario de trabajo.
  • Qué aplicaciones y herramientas de software se utilizarán (por ejemplo, para organización de tareas, almacenamiento, seguridad, reuniones, etc.).
  • Cómo deben comunicarse los empleados.
  • Cómo se registra el tiempo y los entregables.
2. 

Invierte en tecnología.

2.1 

Identifica las herramientas que necesitan los empleados.

Identifica las herramientas que necesitan los empleados.

Dentro de la política es posible que ya hayas definido los programas específicos que los empleados deben usar cuando trabajan a distancia. Estos pueden incluir herramientas de automatización del flujo de trabajo, software y hardware, según la función que deban realizar.

Herramientas de software para trabajo remoto:

  • El software de administración de proyectos es increíblemente útil y conveniente para que los equipos planifiquen, presupuesten, organicen y administren proyectos. Muchas herramientas de software de gestión de proyectos están en la nube, lo que las hace ideales para gestionar y optimizar los flujos de trabajo de forma remota.

  • Las herramientas de colaboración son vitales para que las empresas organicen y almacenen información, se comuniquen dentro y entre departamentos, compartan archivos y más. Al evaluar cuál herramienta eligirás, ten en cuenta que debe ser fácil de usar para todos los empleados, integrarse bien con otros softwares y garantizar la seguridad de datos.

  • Los servicios en la nube son una solución conveniente que permite a los usuarios realizar copias de seguridad y acceder a los datos desde diferentes dispositivos habilitados para Internet. En lugar de almacenar información en una computadora central, los servicios en la nube brindan almacenamiento en línea.

  • El software de videoconferencia ya es de uso común y es una herramienta clave para que las empresas con personal a distancia mantengan reuniones y contacto regularmente. Hay opciones de pago y gratuitas disponibles. La mayoría de las herramientas de colaboración también admiten videollamadas, en cuyo caso es posible que no necesiten un programa separado para esto.

  • Los sistemas de gestión de aprendizaje son una excelente forma de mantener a los empleados actualizados. Los sistemas de gestión del aprendizaje facilitan la difusión de materiales didácticos y brindan capacitación al personal de forma completamente remota.

  • El software de seguimiento del tiempo se puede usar para capturar las horas de trabajo, las horas extra y, a menudo, incluye varias funciones adicionales, como herramientas de programación e integraciones con plataformas populares de recursos humanos y nómina. Hay opciones de pago y gratuitas.

  • El software de gestión del rendimiento facilita el seguimiento de la productividad de los empleados y permite la retroalimentación en tiempo real. Una herramienta útil para los gerentes de una fuerza laboral remota, ya que facilita la mejora del rendimiento de los empleados.

  • La seguridad es una preocupación importante para cualquier negocio y especialmente para aquellos que están experimentando una transformación digital. Para los empleados que trabajan desde casa, se puede usar una Red Privada Virtual para crear una conexión más segura y protegerse contra las amenazas de seguridad en línea.

  • El software de acceso remoto se usa para acceder a computadoras remotas para brindar soporte técnico, como solucionar problemas del sistema y actualizar el software.

  • Administradores de contraseñas pueden ser muy útiles si tienen varios programas para los cuales los empleados tienen contraseñas de inicio de sesión separadas.

2.2 

Configura herramientas de trabajo remotas.

Configura herramientas de trabajo remotas.

Idealmente, debes equipar a cada uno de los empleados con estas herramientas, como equipo específico, instalar programas de software en las computadoras y brindarles la capacitación necesaria mientras aún están en la oficina, ya que la configuración, si bien no es imposible, puede ser más desafiante cuando se realiza de forma remota.

3. 

Prepara a los gerentes.

3.1 

Acepta que el estilo de gestión cambiará.

Acepta que el estilo de gestión cambiará.

Las prácticas y los procesos de gestión cambiarán inevitablemente cuando una fuerza laboral pase de un entorno de oficina tradicional a trabajar desde casa. Los gerentes y líderes de equipo tendrán que adaptarse para ceder algo de control y generar confianza. Colabora con tus gerentes y líderes de equipo para establecer la estrategia de gestión.

3.2 

Anima a la gerencia a apoyar a todos los empleados.

Anima a la gerencia a apoyar a todos los empleados.

Los gerentes o líderes de equipo deben guiar y apoyar al personal a lo largo del proceso de transición y administrar las expectativas. Asegúrate de que entiendan los nuevos procesos, tengan todas las herramientas que necesitan y sepan cómo usarlas.

4. 

Ayuda al personal a comenzar.

4.1 

Proporciona orientación sobre cómo configurar una oficina en casa.

Proporciona orientación sobre cómo configurar una oficina en casa.

Apoya a los empleados mientras se preparan para trabajar desde casa. Es posible que no todos tengan el entorno doméstico ideal para acomodar una oficina en el hogar y tal vez haya algunas cosas que puedas hacer para ayudar con esto, como suministrar equipos y brindar consejos, soluciones y prácticas para crear un límite entre la vida laboral y personal.

4.2 

Apoya a los empleados a estructurar sus días de trabajo.

Apoya a los empleados a estructurar sus días de trabajo.

Invita a los empleados a diseñar un horario de trabajo diario y anímalos a establecer una rutina regular. Un día de trabajo bien estructurado los ayudará a mantenerse al corriente con lo que se debe hacer.

4.3 

Comunica expectativas y establece metas.

Comunica expectativas y establece metas.

Asegúrate de que los empleados sepan lo que se espera de ellos y establece objetivos claros y alcanzables. Más allá de asignar tareas y plazos, el personal está mejor preparado para el trabajo remoto y es más productivo cuando se le brinda orientación individual y tranquilidad con respecto a su desempeño.

Sigue en contacto con los empleados, revisa cómo cumplen con tareas específicas, y crea un sólido ciclo de retroalimentación alentándolos a comunicarse regularmente para expresar sus inquietudes y cualquier problema o dificultad que puedan encontrar.

5. 

Sigue comunicándote.

5.1 

Mantén fresca la cultura de la empresa y las interacciones sociales.

Mantén fresca la cultura de la empresa y las interacciones sociales.

Al establecer pautas de comunicación, también establecerás los tipos y la frecuencia de las reuniones. Las juntas deben ser regulares y para mantener fresca la cultura de la empresa y una interacción social, es bueno comenzar con un poco de conversación.

Pregunta a tus empleados cómo les va y anima a todos a compartir sus experiencias. Este tipo de intercambio no sólo los ayudará a sentirse más conectados con el equipo y el negocio, sino que también brindará la oportunidad de que compartan sus mejores prácticas.

Después de una junta siempre es bueno hacer un seguimiento con un correo electrónico o un mensaje de chat, cubriendo los puntos clave que se discutieron, el camino a seguir o lo que se espera para la próxima reunión, y algunas palabras de agradecimiento y motivación.

Cómo mantener y fortalecer la cultura de la empresa dentro de una fuerza laboral remota:

  • Alienta a los empleados a interactuar socialmente.
  • Organiza una chat o junta informal para que los empleados socialicen.
  • Mantén la comunicación cara a cara con videoconferencia.
  • Ofrece módulos de capacitación en línea para mantener a los empleados comprometidos.
  • Realiza actividades virtuales de team building.
  • Recompensa los logros.

Gestión de empleados remotos:

1. Asegúrate de que los empleados comprendan los términos de la política de trabajo remoto.

Debes asegurarte de que todo el personal que trabajará a distancia comprenda completamente la política de trabajo remoto de la empresa. Discute el acuerdo en detalle con los empleados y fomenta la retroalimentación para identificar cualquier punto que pueda requerir más aclaración o incluso posibles adiciones.

2. Crea pautas de comunicación.

Los canales de comunicación abiertos son esenciales para una colaboración eficiente. Para los trabajadores remotos, las pautas claras son absolutamente cruciales, ya que puede ser más difícil que en un entorno presencial.

  • Considera cómo el equipo prefiere comunicarse, cuándo y con qué canales se sienten cómodos.
  • Determina qué medios usar para qué fines de comunicación, como correo electrónico para difundir informes, chat de video para reuniones de equipo y uno a uno, etc.
  • Crea reglas básicas para reuniones virtuales, por ejemplo, no realizar múltiples tareas y apagar los teléfonos durante las reuniones.
  • Considera la posibilidad de configurar un chat informal para permitir que los empleados mantengan la comunicación social como lo harían en un entorno de oficina tradicional.
  • Determina la frecuencia de las reuniones grupales e individuales.
  • Establece pautas de expectativas de disponibilidad y tiempos de respuesta.

3. Establece metas y expectativas claras.

Sé explícito sobre lo que esperas que logren los empleados. Es importante proporcionar instrucciones claras cuando se trata de procesos, parámetros de tareas, plazos y cómo se mide la productividad.

4. Asegúrate de que el personal se sienta conectado.

Realiza controles regulares y asegúrate de que los empleados se mantengan conectados con el equipo, el trabajo y los objetivos de la empresa. Comparte lo que está sucediendo a nivel organizacional, cualquier noticia, próximos proyectos, etc.

Promueve actividades de team building virtuales y anima a los empleados a comunicarse de manera proactiva y participar en charlas recreativas.

5. Motiva a los empleados y da reconocimiento.

Algunos empleados pueden necesitar más ayuda que otros para administrar su tiempo y productividad, y mantenerse motivados. Proporciona recursos y capacitación para ayudarlos a aprender cómo trabajar desde casa de manera más efectiva. Brinda reconocimiento por sus esfuerzos y comparte las mejores prácticas.

6. Debes estar disponible y ser receptivo.

Asegúrate de que tus empleados sepan cuándo estás disponible y sé constante al proporcionar respuestas oportunas.

Pros y contras del trabajo remoto:

Pros
  • Reduce los costos de la empresa.
  • Mejora la satisfacción laboral.
  • Genera un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.
  • Ahorra tiempo y gastos de traslado.
Contras
  • La vida laboral se filtra fácilmente en la personal.
  • El personal puede sentirse aislado o desconectado de la compañía.
  • Algunos empleados pueden tener dificultades para mantenerse motivados.
  • Requiere autodisciplina.

¿Qué son los "lazy girl jobs"?

Conoce a qué se refiere esta tendencia muy popular entre las generaciones jóvenes de mujeres trabajadoras.

Preguntas frecuentes:

¿Cómo gestionar a los empleados que trabajan desde casa?

  • Asegúrate de que los empleados comprendan los términos de la política de trabajo remoto.
  • Crea pautas de comunicación.
  • Establece metas y expectativas claras.
  • Mantente en contacto regularmente con los empleados.
  • Motiva a tus empleados y recompensa sus logros.
  • Debes estar disponible y ser receptivo.
  • Fomenta la comunicación proactiva.

¿Cómo puedo ser productivo cuando trabajo desde casa?

  • Ten un espacio de trabajo específico.
  • Establece una hora de inicio y finalización.
  • Planifica tus tareas diarias.
  • Toma descansos y programados.
  • Limita las distracciones.

¿Trabajar desde casa aumenta la productividad?

Muchos empleados son más productivos cuando trabajan desde casa que en un entorno de oficina tradicional, pero depende de la autodisciplina de cada persona y las políticas de trabajo de la empresa.

¿Cuáles son los pros y los contras de trabajar a distancia?

Trabajar desde casa ofrece varios beneficios, como ahorrar tiempo y costos de traslado, permitir una mayor flexibilidad, disminuir los niveles de estrés de los empleados y aumentar la satisfacción laboral. Los inconvenientes del trabajo remoto incluyen la necesidad de una mayor autodisciplina y el riesgo de sentirse solo o aislado.

¿Trabajar remotamente puede salvar a una empresa?

En tiempos de crisis, como una pandemia mundial, permitir que los empleados trabajen desde casa en lugar de cerrar por completo las operaciones, puede salvar una empresa.

¿Cómo controlar las horas de trabajo de los empleados de home office?

Las empresas pueden utilizar software de seguimiento del tiempo y asistencia para monitorear las horas de trabajo de sus empleados. Muchos programas ofrecen varias funciones útiles como herramientas de programación e integraciones con programas populares de recursos humanos y nómina.

¿Debo dejar que mis empleados trabajen desde casa?

Permitir que tus empleados trabajen desde casa puede contribuir a la satisfacción laboral y dar como resultado una mayor productividad. Ofrecer la opción de trabajar de forma remota también es una ventaja que hace que las ofertas de trabajo sean más atractivas para los mejores talentos.

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