Política de tarjeta de crédito de la compañía

Plantilla de Política de tarjeta de crédito de la compañía:

Introducción:

Las empresas utilizan tarjetas de crédito ejecutivas para gestionar diferentes gastos relacionados con el mantenimiento y desarrollo de la compañía. Debido a las implicaciones financieras y los riesgos asociados con las tarjetas de crédito para compañías, [Nombre de la Empresa] creó esta política para definir claramente los protocolos, limitaciones y condiciones de uso.

Objetivo:

El propósito de esta política de tarjetas de crédito de la compañía es (a.) describir los procedimientos de elegibilidad y autorización, (b.) establecer los términos y condiciones de la tarjeta de crédito de la compañía, (c.) definir las limitaciones y excepciones, y (d.) explicar las violaciones de tarjetas y proceso de acción disciplinaria.

Alcance:

Esta política se aplica a todos los empleados de [Nombre de la Empresa] que estén autorizados a utilizar la tarjeta de crédito de la compañía.

Autorización:

La tarjeta de crédito de [Nombre de la Empresa] sólo está disponible para el personal autorizado, es decir, el Director Ejecutivo, el Director de Finanzas y el Gerente de Oficina. Tanto el Director Ejecutivo como el Director de Finanzas se reservan el derecho de entregar la tarjeta de crédito de la compañía a cualquier empleado de [Nombre de la Empresa], según las circunstancias, la documentación necesaria y los gastos relacionados con la compañía.

Solicitud de tarjeta de crédito para empleados:

Cada empleado debe completar una Solicitud de tarjeta de crédito para empleados [número de días] días antes de solicitar acceso a los fondos de la tarjeta de crédito. En la solicitud, el empleado debe indicar el motivo por el que se solicita la tarjeta y firmar que comprende los riesgos asociados con asumir la responsabilidad de la tarjeta. El departamento de Finanzas es responsable de emitir el formulario de "Solicitud de tarjeta de crédito para empleados", pero sólo el Director de Finanzas y/o el Director Ejecutivo están autorizados para aprobar la solicitud.

Acuerdo de tarjeta de crédito para empleados:

Una vez que el Director de Finanzas y/o Director Ejecutivo aprueba la solicitud de tarjeta de crédito para un empleado, él/ella debe firmar y cumplir con un Acuerdo de tarjeta de crédito para empleados. En este acuerdo, el empleado firmará que reconoce que la tarjeta de crédito de la compañía le pertenece a [Nombre de la Empresa] y la gerencia tiene derecho a investigar todos los cargos, con o sin causa. El acuerdo de tarjeta de crédito lo emiten y archiva el departamento de Finanzas y el departamento de Recursos Humanos.

Condiciones de Uso:

• [Nombre de la Empresa] se reserva el derecho de emitir y retirar la tarjeta de crédito de la compañía en cualquier momento, con o sin causa.
• La tarjeta de crédito de [Nombre de la Empresa] sólo debe utilizarse para gastos relacionados con la compañía y para fines relacionados con los compromisos laborales del empleado.
• La tarjeta de crédito de la compañía no se puede utilizar para recibir adelantos en efectivo, cheques bancarios, cheques de viajero y/o transferencias electrónicas de efectivo.
• Un empleado en posesión de la tarjeta de crédito de la compañía debe asumir la responsabilidad plena de todas las compras realizadas con ella.
• Un empleado en posesión de la tarjeta de crédito de la compañía tiene prohibido entregársela a personas y/o empleados no autorizados, incluidos otros empleados de [Nombre de la Empresa].
• Los empleados que deban asistir a viajes de negocios pueden utilizar la tarjeta de crédito de la compañía para alojamiento, transporte y/o comidas, siempre y cuando cada compra cumpla con la Política de viajes de la empresa.
• La tarjeta de crédito de [Nombre de la Empresa] no se puede utilizar para gastos personales.
• [Nombre de la Empresa] Gerente de Finanzas y/o Director Ejecutivo se reserva el derecho de ver los estados de cuenta mensuales de las tarjetas de crédito, con o sin causa.
• Cada transacción realizada con la tarjeta de crédito de la empresa debe ser reportada al departamento de Finanzas dentro de [número de horas/días] días después de la compra.
• La violación de esta política puede dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden llegar hasta el despido.

Limitaciones:

Las limitaciones de la tarjeta de crédito de la compañía se basan en el nivel de antigüedad de cada empleado en la compañía.

• Director Ejecutivo: [$ xxxx-xx]
• Gerente de Finanzas: [$ xxxx-xx]
• Gerente de Oficina: [$ xxx-xx]
• Empleado de nivel medio/bajo: [$ xxx-xx]

Excepciones:

[Nombre de la Empresa] reconoce que cada caso es diferente y que un empleado puede requerir tarifas adicionales, según su departamento, la frecuencia de uso y las circunstancias específicas del caso. Por lo tanto, los empleados tienen derecho a solicitar una excepción, pero deberán explicar el motivo de la compra adicional. Cada compra que exceda el límite debe ser aprobada primero por el Director de Finanzas y/o Director Ejecutivo.

Transacciones en disputa:

En caso de que un empleado impugne un cargo realizado en la tarjeta de crédito de la compañía mientras está en su poder, el problema debe comunicarse a la gerencia de inmediato. Todas las transacciones en disputa deben ser resueltas por el proveedor, el departamento de Finanzas y el banco. Es responsabilidad del titular de la tarjeta obtener y presentar toda la documentación de prueba de pago ante el departamento de Finanzas.

Acción disciplinaria:

Si un empleado viola los términos y condiciones de esta política, estará sujeto a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido. Las violaciones de esta política incluyen:

• Utilizar la tarjeta de crédito de la compañía para gastos personales, ilegales y/o no autorizados.
• No completar una Solicitud de tarjeta de crédito para empleados y/o un Acuerdo de tarjeta de crédito para empleados antes de usar la tarjeta.
• Entregar la tarjeta de crédito de la compañía a personal no autorizado sin avisar a la dirección.
• No informar los gastos en tiempo y forma.

Dependiendo de la gravedad y frecuencia de la infracción de la política de cada empleado, él/ella podría enfrentar una advertencia por escrito, una posible suspensión y/o despido. Cada infracción debe ser investigada exhaustivamente por el departamento de Finanzas y el departamento de Recursos Humanos.

Políticas similares:

• Política de uso del celular corporativo.
• Política de Ciberseguridad.
• Política de código de vestimenta.
• Política de acoso sexual.