¿Qué es el análisis de puesto de trabajo?
El análisis de puesto de trabajo determina el alcance y las exigencias de un puesto. Implica la recopilación de información sobre las tareas y actividades de éste, sus condiciones de trabajo, interacciones con personas internas y externas; habilidades, conocimientos y capacidades necesarias, y herramientas y equipos a utilizar.
¿Por qué es importante el análisis de puesto de trabajo?
El análisis de puesto de trabajo ayuda a crear una fuerza laboral más eficiente, comprometida y productiva. Sus resultados informan la descripción del puesto, las decisiones de contratación, evaluaciones de desempeño y los planes de crecimiento de empleados; así como la identificación de riesgos relacionados al puesto y el plan de compensación.
Cómo realizar un análisis de trabajo:
Cinco sencillos pasos para realizar un análisis de puesto de trabajo.
Investiga y evalúa el puesto laboral.
Recopila datos sobre el puesto.
Primero se recopilará información sobre el puesto de parte de empleados actuales y anteriores. Los datos encontrados deberán relacionarse con los del trabajo para obtener una imagen completa de sus demandas, incluidas herramientas utilizadas, tareas realizadas, contexto del puesto, requisitos de habilidades y condiciones laborales.
Hay varias formas de hacerlo, siendo algunos de los métodos más comunes la observación, entrevistas, cuestionarios y diarios de trabajo de los empleados.
Evalúa tu investigación.
Revisa los datos recopilados y enlista las actividades y responsabilidades del puesto, así como las habilidades requeridas. Luego, clasifícalas según su importancia, dificultad y las competencias o nivel de experiencia que se requiere.
Investiga los estándares de la industria.
Busca descripciones de empleos de funciones similares, estándares de la industria y estudios ocupacionales para obtener más información y potencialmente desarrollar el puesto en tu empresa.
Revisa la descripción del puesto y actualízala constantemente.
Reescribe la descripción del trabajo.
Utilizando el resultado de tu investigación, modifica la descripción del puesto original o crea una nueva para el puesto, incluidos los deberes, responsabilidades, habilidades y conocimientos necesarios para tener éxito en este puesto, así como los banda salarial y posibles beneficios. También, puedes incluir actitudes y expectativas deseables.
Revisa y mejora continuamente la descripción del puesto.
Teniendo en cuenta que el alcance de un trabajo y las expectativas pueden cambiar con el tiempo, es recomendable actualizar la descripción del trabajo a medida que evoluciona el rol, agregando nuevas tareas y habilidades, así como eliminando aquellas que hayan desaparecido o hayan sido reemplazadas por otros procesos.
Estos cambios pueden salir a la luz durante las revisiones de desempeño y cambios en las metas y expectativas establecidas por la gerencia. También vale la pena estar atento a las tendencias de la industria.
Métodos más comunes de análisis de puesto de trabajo:
Cuestionario.
Entregar cuestionarios para que empleados los completen es uno de los métodos más utilizados. Estos suelen cubrir temas como: herramientas, tareas, habilidades utilizadas, condiciones de trabajo, interacciones con otros y capacitaciones necesarias. Estos se evalúan cuidadosamente para determinar la función y las demandas del puesto.
Entrevista.
Realizar un análisis mediante entrevistas a empleados implica preguntarles sobre todos los aspectos de su trabajo; desde responsabilidades, tareas y herramientas, hasta sobre sus interacciones diarias con otros, estilos de trabajo y entorno laboral. Los entrevistadores pueden acercarse a empleados para obtener una visión más completa del puesto.
Observación.
Este método implica observar a un empleado en su entorno de trabajo, qué tareas realiza, los procesos que sigue, las herramientas que usa y cuánto tiempo le dedica a las tareas para comprender su rol y función. A lo largo de la observación, el analista debe tomar notas detalladas.
Diarios de trabajo.
Otro método es pedirle a empleados que mantengan un diario en el que registren sus actividades diarias en el trabajo, incluidas las herramientas que utilizan, el tiempo que dedican a las tareas y con quién interactúan a lo largo del día durante un tiempo específico.
